Надежное хранение офисной документации

Альтернативные названия: где можно безопасно хранить свои документы. Храним документы в организации правильно.

Деятельность любой компании связана с документооборотом. Должностными инструкциями определяется порядок организации хранения документов. Для предупреждения краж конфиденциальных данных, а также для предупреждения уничтожения документов предлагается воспользоваться услугами склада индивидуального хранения.

Чем выгоден склад индивидуального хранения

Представим, что ваша компания является крупной, с учетом масштабов ее деятельности с каждым годом увеличивается объем документации. Вы, как руководитель, заинтересованы в том, чтобы обеспечить сохранность документов, ограничить доступ к документации и защитить ее от случайного уничтожения. Вы можете арендовать склад индивидуального хранения и разместить там любой объем документов включая те, которые хранятся на электронных носителях, в виде копий и дубликатов.

С такой услугой вы получаете следующие преимущества:

• Круглосуточный доступ к индивидуальному складу с целью изъятия документов или размещения на складе новых документов, перемещенных в архив;
• Ограничение круга лиц, которые будут иметь доступ к документации. Ключ от индивидуального склада находится только у владельца;
• Нет необходимости оборудовать специальный архив, нанимать в штат дополнительных сотрудников, которые бы охраняли архив с документами;
• Защиту от случайных рисков – прорыв коммуникаций, несанкционированное проникновение в помещение с кражей документов и т. д.;
• Пользование оборудованием для погрузки или разгрузки коробок с документами.

Более того, с хранением документов на базе склада индивидуального пользования вы экономите офисное пространство, так как не нужно оборудовать отдельный кабинет для архива или загромождать полками с документами кабинеты сотрудников. Более подробную информацию можно почитать в статье «10 фактов, которые вам необходимо знать о складах индивидуального хранения».

Как показывает практика, пользование услугами склада индивидуального хранения позволяет свести к минимуму риски, связанные с утратой, их кражей сотрудниками компании и т. д.

Фирма, которая предоставляет доступ к складу индивидуального хранения, готова предложить комфортного и надежного хранения документов подходящие условия. Они сводятся к поддержанию оптимального температурного режима на складах, возможности использования оборудования для погрузки и разгрузки коробок с документами. Все это позволяет гарантировать сохранность вашей документации, предупредить риски их кражи или порчи в результате чрезвычайного происшествия. Клиент может сам выбрать подходящий срок для хранения документов, в любое время поменять склад на помещение с большей или меньшей площадью.