Особенности хранения архивов и документов

Различные документы органов центральной и местной власти, а также предприятий, учреждений и организаций через некоторое время попадают в архив на ответственное хранение. У каждого документа, в зависимости от степени его важности, имеется свой срок хранения, после чего он подлежит утилизации в порядке, предусмотренном законом. Имеются также и такие дела, которые предназначены для вечного хранения. Хранение предполагает систематизацию и хранение документов, и создание специальных условий для обеспечения их сохранности на протяжении длительного времени. Это относится к различным документам, включая те, в которых упоминаются вспомогательные объекты (гараж, склад и т.п.). В качестве примера можно привести распоряжение руководителя предприятия снять гараж для приобретаемого транспортного средства. Хранение архивов и документов в рамках организационного процесса предполагает выполнение целого ряда мероприятий:

• приём архивных документов от различных структурных подразделений компании;
• контроль за состоянием хранения и правильностью оформления тех документов, которые были созданы в структурных подразделениях;
• обеспечение составления и согласования сводной номенклатуры поступающих дел, а также проверка того, соответствуют ли документы номенклатуре;
• проведение экспертизы (предварительной) уровня ценности документов, которые находятся на хранении.
• организация использования документов, находящихся в архиве, а также выдача копий, справок, извлечений и т.п.

С момента возникновения и до даты сдачи того или иного документа в архив, она находятся на хранении в структурных подразделениях компании. Если предприятие является небольшим, то хранить документы можно в службе, занимающейся делопроизводством. Если дела находятся в рабочих комнатах, то для них должны быть предусмотрены закрывающиеся шкафы. Выдавать дела на время представителям других подразделений компании, а также прочим предприятиям можно лишь в том случае, если будет получено разрешение от руководителя компании. Дела, которые были закончены делопроизводством, должны сдаваться в архив компании с целью их хранения, а также их дальнейшего использования. Передачу дел осуществляют исключительно по описям, имеющим определённую форму. Архивную обработку документов, которые хранятся в архиве организации, осуществляют с использованием целого комплекса мероприятий. Они связаны с систематизацией и упорядочением документации на основе нормативных документов. Важнейшим моментом в процессе архивирования документов является соблюдение сроков их хранения в архиве. Хранилище архивных документов должно находиться в отдалении от других помещений предприятия. Между хранилищем и другими помещениями не должно быть совместных вентиляционных каналов. Также в хранилище не должны быть проложены различные трубопроводы (водоснабжение, канализация и т.п.). Помещения архивов должны оборудоваться запасным выходом. Внешние двери необходимо изолировать металлом, а если время является нерабочим, то их опечатывают. Существуют также определённые требования к температурному режиму и показателю относительной влажности.